Pour satisfaire aux normes de conformité GHS, BarTender et Adaptive Data Inc. s’associent pour moderniser le système d’étiquetage d’un fabricant de produits chimiques spéciaux, afin de le maintenir évolutif, adaptable et rentable.

La mise en œuvre du système général harmonisé de communication des dangers (GHS) a incité l’industrie chimique à revoir sa copie en matière de pratiques d’étiquetage et de gestion des données. En restructurant les processus d’étiquetage et en éliminant les redondances au sein de leurs sources de données, les entreprises du secteur des produits chimiques espèrent gagner du temps et réduire leurs coûts tout en se conformant à la réglementation relative aux étiquettes.

Un fabricant de produits chimiques spéciaux a collaboré avec Adaptive Data Inc. (ADI), partenaire de Seagull Scientific basé dans l’Ohio, pour gérer la refonte complète de son système d’étiquetage et garantir la conformité. En déployant BarTender®, l’entreprise a pu mettre en place une solution d’étiquetage évolutive et adaptable qui l’aide à se conformer au GHS et à d’autres réglementations industrielles tout en réalisant des économies conjointement à la croissance de l’entreprise, due à l’acquisition de nouvelles entreprises et marques et de nouveaux portfolios de produits.

Défi

Régulation et croissance

La gestion des données variables posait également un réel problème. L’entreprise se concentre sur une variété de lignes de produits spécialisés pour divers secteurs, ainsi que sur la production de lubrifiants industriels, de nettoyants et de désinfectants destinés à l’industrie alimentaire. Dans de nombreux cas, les produits qu’elle fabrique nécessitent des marques différentes pour un même produit, alors que les ingrédients sont identiques. En outre, les étiquettes de plusieurs produits exigent des informations de certification, notamment les numéros de spécification de toxicité pour les produits chimiques, les indications de pratiques kasher ou halal pour les produits alimentaires ou le sceau DfE de l’EPA pour les produits de nettoyage industriels.

Pour compliquer encore les processus d’étiquetage, l’entreprise avait récemment acquis neuf entreprises différentes du secteur des produits chimiques, chacune avec ses propres besoins en matière d’étiquetage, ses propres imprimantes et ses propres processus.

Un système d’étiquetage ancien, inefficace et coûteux

La première étape a consisté à remédier aux faiblesses du système d’étiquetage existant de l’entreprise.

« L’entreprise utilisait un équipement qui n’était tout simplement pas adapté », explique Mike Barker, responsable des solutions clients chez ADI. « Il n’était pas adéquat pour l’impression sur de grandes feuilles autoadhésives. Les bourrages de supports étaient fréquents, ce qui interrompait la production d’étiquettes et gaspillait des matières premières coûteuses. »

La méthodologie d’impression de l’entreprise était complexe. À chaque produit et chaque SKU correspondait un fichier. Le système contenait plus de 9 000 fichiers d’étiquettes. En raison de la manière dont les formats et les données sur les produits étaient stockés, l’opérateur d’impression devait accéder à quatre systèmes logiciels différents simplement pour imprimer un jeu d’étiquettes correspondant à un produit. Des erreurs d’utilisation découlaient souvent de l’utilisation d’étiquettes pré-imprimées à la fois avec des informations statiques et variables, telles que les losanges de danger DOT.

« Nous produisions des étiquettes quatre ou cinq jours avant le début d’un cycle de production », explique le responsable de la conformité de l’entreprise. « Si une équipe ne trouvait pas les étiquettes dont elle avait besoin au moment de la production, elle se contentait d’en réimprimer d’autres. Le mélange de produits chimiques n’est pas un processus fini : parfois, nous avions trop d’étiquettes, ce qui entraînait le gaspillage de matériel, et d’autres fois nous devions nous arrêter et en imprimer quelques unes de plus, ce qui était coûteux en termes de temps et de main d’œuvre. Le papier préimprimé que nous utilisions était coûteux et la quantité de supports que nous jetions était inacceptable. »

En conséquence, l’entreprise dépassait souvent le volume auquel elle avait droit selon son contrat avec son fournisseur d’imprimantes, ce qui l’obligeait à payer des frais considérables par clic.

« La question qui se présentait à nous était évidente : "Comment pouvons-nous améliorer les choses ?" », se pose le responsable de la conformité.

Solution

La nécessité de se conformer aux nouvelles normes GHS a finalement donné à l’entreprise la motivation nécessaire pour corriger son système d’étiquetage de conformité inefficace. Comme la société était déjà propriétaire d’une solution d’étiquetage d’entreprise, « et que l’expérience n’avait pas été concluante, en particulier au niveau du service clientèle », elle a procédé avec prudence et a passé sept mois à évaluer soigneusement les intégrateurs de systèmes et les logiciels d’étiquetage disponibles.

« ADI a été choisi, car nous avons été en mesure de présenter une solution complète qui tire parti des données dont ils disposaient déjà », affirme M. Barker. « Grâce à BarTender, nous avons pu créer une solution GHS conviviale qui a permis à l’entreprise d’accéder facilement à ses données produits existantes. Le système réduit la gâche de supports et l’entreprise réalise des économies supplémentaires grâce à l’élimination des frais d’impression par clic. »

Compte tenu de la nécessité d’assimiler rapidement les données provenant des différents systèmes des entreprises nouvellement acquises, les capacités d’intégration de BarTender, à la pointe de l’industrie, ont été un facteur décisif. ADI a créé une interface graphique simple qui permet un contrôle centralisé des données et de l’étiquetage. Une action, qu’il s’agisse d’un numéro de tâche, d’un scan de code-barres ou d’une saisie alphanumérique, rassemble des données provenant de différents endroits, remplit l’étiquette et envoie la tâche d’impression à l’une des imprimantes (qui existent sous des types, tailles et marques variés) disponibles sur les sites en ligne de l’entreprise. La saisie d’un numéro de série permet généralement de produire deux à quatre étiquettes différentes, sur un maximum de quatre imprimantes différentes.

Intelligent Templates™

Selon les premières estimations, l’entreprise devait réduire ses 9 000 fichiers d’étiquettes à 70 ou 80. Mais après le déploiement initial, le nombre final était de 24. Les modèles Intelligent Templates™ de BarTender et les capacités de superposition de couches ont permis de revoir nos ambitions à la hausse.

Chacun des nouveaux modèles d’étiquettes BarTender de l’entreprise comprend des couches pour les informations relatives à la réglementation, aux produits et à la marque, ainsi que les images nécessaires à la certification du secteur.

Lorsque l’opérateur scanne ou saisit un numéro de tâche ou un SKU, BarTender active les couches appropriées et récupère toutes les informations nécessaires pour répondre aux exigences du client, du GHS et du DOT, ainsi que les noms et les emplacements des dossiers de tous les éléments graphiques variables.

Comme il suffit d’un petit nombre de modèles pour imprimer des milliers d’étiquettes différentes et que l’opérateur crée l’étiquette à partir des informations existantes sur le produit au moyen d’une interface pointer-cliquer basée sur des formulaires, le processus est simple et sécurisé.

Avantages

Le nouveau système d’étiquetage de conformité de produits chimiques ADI/BarTender produit un volume d’étiquettes beaucoup plus important que prévu. L’entreprise a fortement amélioré la précision de ses processus d’étiquetage, réduit la gâche et gagné en efficacité, et tout cela s’est traduit par des économies. Le système d’étiquetage est évolutif et adaptable à la croissance rapide de l’entreprise : les données relatives aux entreprises et aux produits nouvellement acquis sont rapidement incorporées dans la base de données, ce qui rend les nouvelles étiquettes de produits immédiatement accessibles pour la ligne de production. « Adapter les entreprises nouvellement acquises à notre mode de fonctionnement est devenu un jeu d’enfants », ajoute le responsable de la conformité, « et le service à la clientèle dont nous avons bénéficié a été excellent. »

Étant donné que l’entreprise intègre constamment de nouvelles lignes de produits, la réduction des efforts requis pour gérer les formats et créer de nouveaux étiquetages permet de gagner du temps et d’économiser de l’argent. L’entreprise a réduit le nombre de formats d’étiquettes requis de plus de 9 000 (avant l’intégration des entreprises nouvellement acquises dans son système) à 24 pour l’ensemble de ses installations actuelles.

« Nous produisons aujourd’hui beaucoup plus d’étiquettes différentes qu’il y a un an, ce qui rend difficile le calcul de l’avantage net », explique le responsable de la conformité, « mais le processus de création de nouvelles étiquettes est beaucoup plus rapide. Par exemple, si un produit était emballé et vendu par fût, mais que nous voulions ajouter un nouveau SKU et le vendre par seau, le processus d’étiquetage devait repartir de zéro : les informations sur le produit devaient être saisies dans une base de données par le service marketing, et les informations devaient être ajoutées à l’étiquette par le groupe chargé de la réglementation. Une autre personne créait l’étiquette, puis l’envoyait à la chaîne d’approbation. Désormais, il nous suffit de saisir dans la base de données des informations clés, comme le nouveau SKU et le contenu net, ce qui prend en tout et pour tout cinq minutes, et l’étiquette est terminée. »