Les modèles Intelligent Templates de BarTender permettent au système d’étiquetage entièrement intégré de Polysciences d’assurer une conformité GHS cohérente et précise, tout en réduisant considérablement le nombre de modèles au sein de leur bibliothèque.

Lorsque Polysciences, Inc., fabricant contractuel de produits chimiques spéciaux, a mis en production un nouveau système de gestion SAP, son système d’étiquetage manuel est devenu obsolète.

Le partenaire de BarTender, Integrated Productivity Systems (IPSi), a remanié les processus d’étiquetage de l’entreprise et créé des intégrations de systèmes de pointe. Polysciences dispose aujourd’hui d’un système d’étiquetage numérisé, automatisé et en impression à la demande pour accompagner la croissance de l’entreprise. Il propose des fonctionnalités telles que les codes-barres sur les tickets de lot, les numéros de lot remplis automatiquement, les dates de péremption, les quantités requises et la conformité GHS.

Défi

Polysciences gère plus de 4 000 SKU et imprime entre 1 000 et 3 000 étiquettes par jour. La conformité GHS, y compris l’impression de pictogrammes et d’indicateurs rouges, est un élément essentiel.

L’entreprise stockait ses données dans des bases de données Microsoft Access, qui n’étaient ni connectées, ni conviviales, ni intégrées au système d’étiquetage de l’entreprise. L’étiquetage demandait beaucoup de travail et nécessitait la saisie manuelle, quand elle n’était pas manuscrite, de données telles que les numéros de pièces, les descriptions de produits, les numéros de lots, les dates de péremption et les quantités. Les étiquettes étaient imprimées sur une imprimante à transfert thermique bicolore, ce qui était coûteux et source de gaspillage. La conformité, la précision et l’efficacité n’étaient pas assurées. Plus de 4 000 formats d’étiquettes étaient stockés dans l’ensemble de l’entreprise.

La réputation de l’entreprise, établie depuis 60 ans, repose sur l’attention portée à la qualité. L’entreprise cherchait une meilleure façon de gérer leur étiquetage.

« Nous avons réalisé que notre système montrait des signes d’essoufflement. Comme notre système de base était composé de solutions qui ne pouvaient pas s’intégrer complètement, des interventions manuelles étaient nécessaires et le système était difficile à entretenir », déclare LeeAnn Everitt, directrice des technologies d’entreprise chez Polysciences. « Nous avons pris du recul pour évaluer l’état de nos opérations d’étiquetage. »

« Nous avons pris du recul pour évaluer l’état de nos opérations d’étiquetage et nous avons été immédiatement amenés à concevoir une vision qui nous ressemblait. »

Kim Doherty, responsable de la production d’étiquettes chez Polysciences, et son équipe ont demandé un coup de pouce après avoir constaté que beaucoup trop de temps était consacré à compenser les inefficacités de leur système de gestion des données et d’impression des étiquettes.

Lorsque l’entreprise a contacté BarTender, elle voulait simplement obtenir un devis pour une licence. Nous les avons mis en contact avec notre partenaire d’intégration Integrated Productivity Systems (IPSi).

Solution

IPSi est une entreprise spécialisée dans la correction des processus commerciaux de clients dont l’efficacité n’est pas optimale et dans la simplification des systèmes complexes et disparates en tirant parti de la meilleure technologie disponible. Rick Schilling, président d’IPSi, déclare : « C’est tout simple : les gens apprécient de ne pas avoir à s’occuper de problèmes liés au flux et à la technologie. »

« Nous avons mis à profit nos connaissances sur les exigences de conformité GHS et conçu un moyen pour que le système SAP / BatchMaster (un système de production par lots), Lisam ExESS et BarTender puissent travailler ensemble pour automatiser l’étiquetage de la production de Polysciences », explique M. Rick.

Avec une refonte du backend conçue pour éliminer les bases de données Microsoft Access déconnectées et les solutions de contournement associées, Polysciences a pu réorganiser son système de gestion des étiquettes. Le nouveau système entièrement intégré a été conçu pour réunir tous les composants critiques afin de rationaliser et de simplifier les opérations d’étiquetage grâce à l’automatisation des processus et comprend des imprimantes d’étiquettes couleur Epson pour une impression efficace de l’étiquetage couleur à la demande.

Le système s’appuie sur les modèles Intelligent Templates™ de BarTender pour gérer les données variables et les flux complexes afin de réduire drastiquement le nombre de fichiers d’étiquettes stockés et administrés par l’entreprise. En déployant BarTender, Polysciences a pu réduire le nombre de modèles dans son système de 4 000 à seulement 7.

Avantages

Le système d’étiquetage de Polysciences est désormais totalement intégré : bases de données, systèmes de production, étiquetage et imprimantes.

Comme chaque composant consulte les données à partir de la même source, le système ERP et l’étiquetage – y compris pour le GHS et la documentation associée comme les fiches de données de sécurité (SDS) – sont cohérents et exacts. La gestion des modifications est instantanée : il suffit de modifier les données de référence du système pour refléter les mises à jour dans l’ensemble du système d’étiquetage et les déployer immédiatement en production.

En automatisant et en connectant tous les systèmes, les informations sur les étiquettes sont alimentées de manière dynamique, ce qui élimine la saisie manuelle par lots et réduit considérablement le risque d’erreur humaine.

En exploitant la technologie des données dynamiques de BarTender, l’entreprise a réduit le nombre de modèles d’étiquettes qu’elle gère de 4 000 à seulement 7, ce qui lui a permis de gagner en efficacité organisationnelle, de réduire de manière exponentielle les ressources consacrées à la gestion des données et de mieux contrôler l’accès aux fichiers, et ce en toute sécurité.