Un fabricant espagnol de produits alimentaires standardise et automatise son processus d’étiquetage avec BarTender, réduisant ainsi les coûts et les risques de conformité tout en augmentant la capacité et les possibilités de personnalisation.

« L’intégration de BarTender a été simple comme bonjour. Nous avons réalisé 90 % de l’intégration nous-mêmes et avons fait appel à l’équipe d’assistance client experte de BarTender pour les 10 % restants. »

- Directeur de Vetter en charge de la production pour les utilisateurs principaux de SAP®.

Leader sur son marché, l’une des principales entreprises espagnoles du secteur alimentaire spécialisée dans la fabrication de sachets de café et de lait en poudre pour les distributeurs automatiques était confrontée à la nécessité de standardiser, de rationaliser et d’automatiser ses processus de conception, de gestion et d’impression des étiquettes de ses produits. Son objectif était de répondre à une demande croissante liée à l’augmentation du nombre de pays (en Europe, au Moyen-Orient, en Asie et aux Amériques) vers lesquels elle exportait ses produits.

Le déploiement d’un nouveau système ERP sur site, Microsoft Dynamics Business Central, et l’intégration de l’édition BarTender Automation ont permis à l’entreprise de répondre à la demande croissante des marchés étrangers. L’entreprise a également réussi à réduire le temps et les ressources nécessaires à l’élaboration des processus d’étiquetage tout en garantissant la conformité avec les différentes lois sur l’étiquetage des produits alimentaires.

Le défi

Le principal défi de l’entreprise était de se conformer aux différentes réglementations en matière d’étiquetage de chaque pays vers lequel elle exportait ses produits. Son processus d’étiquetage, dans lequel les machines d’emballage sérigraphient les étiquettes directement sur l’emballage, constituait un défi supplémentaire.

Les étiquettes ont été conçues manuellement et, après de multiples processus intermédiaires, un employé a transmis les informations de l’étiquette à la machine d’emballage par USB. Plus tard, une fois étiquetés, les colis ont été stockés dans des boîtes, qui elles-mêmes ont été stockées sur des palettes, toutes avec leurs étiquettes respectives. Le parc d’imprimantes de l’entreprise était composé de différents types d’équipements, notamment des imprimantes directes (Markem-Imaje) et des imprimantes d’étiquettes (Zebra et Toshiba).

Avec l’augmentation du nombre de pays vers lesquels l’entreprise exportait ses produits, le processus de conception, de gestion et d’impression des étiquettes s’est compliqué et le risque d’erreurs a également augmenté. Outre les logos pertinents (marques déposées et marques privées) et les informations sur les ingrédients de chaque produit, l’étiquette devait comporter d’autres informations, telles que les allergènes. Ces informations supplémentaires varient en fonction de la réglementation du pays de destination, tout comme la langue de l’étiquette.

En l’espace de cinq ans, l’entreprise est passée de moins d’une douzaine d’étiquettes à plusieurs centaines, de sorte que lorsqu’une mise à jour ou un changement était nécessaire, la procédure d’étiquetage retardait l’ensemble du processus de fabrication. L’entreprise a tenté de relever le défi en augmentant le nombre d’employés chargés de ces tâches, ce qui, outre l’augmentation des coûts et donc du prix de vente du produit, a également accru le risque d’erreurs. En conséquence, la probabilité que les marchandises soient retenues en douane pour non-conformité avec la législation et les règles de sécurité alimentaire du pays importateur a augmenté.

La solution

L’augmentation de la complexité et des ressources impliquées dans le processus d’étiquetage, et donc le risque d’erreurs, étaient devenus si importants qu’une transformation complète des opérations était nécessaire. Pour ce faire, et étant donné que le système de gestion utilisé par l’entreprise était également devenu obsolète, celle-ci a demandé à l’intégrateur de systèmes PKTech de prendre les commandes et de s’atteler au déploiement d’un nouveau système ERP sur site : Microsoft Dynamics NAV.

Parallèlement, et en parfaite intégration avec le nouveau système ERP, l’entreprise a installé le logiciel BarTender Automation de Seagull Scientific, qui a permis de produire les étiquettes de manière dynamique à 100 %, dans l’environnement Navision. L’outil Integration Builder de BarTender permet d’intégrer facilement le logiciel à n’importe quel système ERP. « L’intégration de BarTender a été extrêmement facile », souligne Antonio Checa, responsable de la pratique de PKTech pour Dynamics NAV/Business Central. « Nous avons réalisé 90 % de l’intégration nous-mêmes et avons fait appel à l’équipe d’assistance client experte de BarTender pour les 10 % restants. »

Avec la nouvelle solution, l’entreprise est passée d’une gestion manuelle de 300 à 400 étiquettes à une gestion de seulement cinq modèles, ce qui lui permet d’imprimer entre 5 000 et 6 000 étiquettes différentes qui, grâce à BarTender, sont faciles à personnaliser dynamiquement en fonction des exigences de chaque commande, selon le client, le type d’expédition et la destination, entre autres variables. Les Intelligent Templates™ de BarTender permettent d’établir des conditions ou des modèles fixes pour l’étiquetage de chaque client et de définir dynamiquement les champs et les données qui doivent apparaître sur l’étiquette, ainsi que leur disposition.

Le projet a été réalisé en deux phases (déploiement et adaptation) en un temps record de deux mois et avec un retour sur investissement de moins d’un an, contribuant ainsi au succès de la stratégie d’expansion de l’entreprise à l’international. De plus, l’entreprise a l’avantage de pouvoir tester BarTender sur les plateformes Microsoft Dynamics NAV.

Les avantages

La normalisation et la centralisation de l’étiquetage ont permis à l’entreprise de bénéficier d’une meilleure assurance qualité en ce qui concerne les réglementations relatives à l’étiquetage dans tous les pays vers lesquels elle exporte ses produits, et ont contribué à l’efficacité de son système de traçabilité. La mise en œuvre de ce nouveau système a radicalement changé le processus. Désormais, une seule personne, celle responsable de la qualité, est en mesure de s’occuper de l’étiquetage, avec la certitude absolue que l’étiquetage sera conforme aux exigences réglementaires de chaque pays en matière de sécurité alimentaire et de langue.

Le projet représente un exemple clair de la puissance et de la facilité d’intégration de BarTender, selon les professionnels de PKTech, une entreprise qui a 20 ans d’expérience dans la coordination et l’exécution de projets de mise en œuvre de solutions d’entreprise Microsoft (ERP et CRM).

En effet, le nouveau système a permis à l’entreprise de passer d’une manipulation de 300 à 400 étiquettes à une gestion automatique de 5 000 à 6 000 étiquettes. Outre l’augmentation de sa capacité, cela a permis de diminuer les coûts et de réduire pratiquement à zéro le risque d’erreur. Il est à noter qu’en cas d’incident ou de simple besoin d’assistance à la clientèle, l’entreprise et son prestataire de services bénéficient d’une assistance multilingue 24 h/24 et 7 j/7 de la part de BarTender.