Para cumplir con los estándares de cumplimiento del GHS, BarTender y Adaptive Data Inc. se asociaron para actualizar el sistema de etiquetado de un fabricante de productos químicos especializados, con el fin de mantenerlo expansible, adaptable y rentable.

La implementación del Sistema Globalmente Armonizado para la Comunicación de Peligros (GHS) otorgó un incentivo para que la industria química reevalúe sus prácticas de etiquetado y administración de datos. Al reestructurar los procesos de etiquetado y eliminar redundancias en sus fuentes de datos, las empresas químicas esperan ahorrar tiempo y reducir costos mientras logran el cumplimiento normativo del etiquetado.

Un fabricante de productos químicos especializados trabajó con Adaptive Data Inc. (ADI), socio de Seagull Scientific con sede en Ohio, para administrar una revisión completa de su sistema de etiquetado de cumplimiento. Al implementar BarTender®, la empresa pudo construir una solución de etiquetado expansible y adaptable que les ayuda a cumplir con el GHS y otras regulaciones de la industria y, al mismo tiempo, identificar las eficiencias de ahorro de costos a medida que la empresa crece a través de la adquisición de nuevos negocios, marcas y carteras de productos.

Desafío

Regulación y crecimiento

La administración de datos variables también fue un gran problema. La empresa se centra en varias líneas de productos especializados para diversas industrias, así como en la producción de lubricantes industriales, limpiadores y desinfectantes para la industria alimentaria. En muchos casos, en los productos que fabrican, se deben incluir diferentes marcas para un mismo producto, a pesar de tener ingredientes idénticos. Además, las etiquetas de varios productos requieren información de certificación, incluidos números de especificaciones de toxicidad para productos químicos, prácticas Kosher o Halal para productos alimenticios, o el sello DfE de la EPA para productos de limpieza industrial.

Lo que complica aún más los procesos de etiquetado es el hecho de que la empresa hace poco adquirió nueve empresas químicas diferentes, cada una con su propio conjunto de necesidades de etiquetado, impresoras y procesos implementados.

Un sistema de etiquetado antiguo, costoso y excesivo

El primer paso fue abordar las debilidades del sistema de etiquetado existente en la empresa.

“La empresa estaba utilizando el equipo equivocado”, dijo Mike Barker, Gerente de Soluciones para Clientes de ADI. “No era adecuado para imprimir en hojas grandes sensibles a la presión. El material solía atascarse, lo que detenía la producción de las etiquetas y desperdiciaba material costoso”.

La metodología de impresión de la empresa era compleja. Para cada producto y SKU había un archivo. Había más de 9000 archivos de etiquetas en el sistema. Debido a la forma en que se almacenaban los formatos de etiquetas y los datos del producto, el operador de impresión tenía que acceder a cuatro sistemas de software diferentes solo para imprimir un conjunto de etiquetas para un producto. Usar etiquetas preimpresas con información estática y variable, como los diamantes de peligro del DOT, solía llevar a errores de usuario.

“Producíamos las etiquetas cuatro o cinco días antes de cada tirada de producción”, dijo el Especialista Regulatorio Sénior de la empresa. “Si un turno no podía encontrar las etiquetas que necesitaba en el momento de la producción, simplemente reimprimían nuevas. Además, la mezcla de productos químicos no es un proceso finito: a veces teníamos demasiadas etiquetas, por lo que se desperdiciaba material, y otras veces teníamos que parar e imprimir unas cuantas más, lo que desperdiciaba tiempo y mano de obra. El material preimpreso que utilizábamos era caro y la cantidad que desperdiciábamos era inaceptable”.

Como resultado, la empresa solía excederse en el volumen que contrataba con su proveedor de impresora y, por lo tanto, debía pagar cargos importantes por clic.

“Nos preguntábamos: ‘¿cómo podemos hacerlo mejor?’”, dijo el Especialista Regulatorio.

Solución

La necesidad de cumplir con los nuevos estándares del GHS finalmente otorgó la motivación que la empresa necesitaba para arreglar su ineficiente sistema de etiquetado de cumplimiento. Dado que la empresa ya contaba con una solución de etiquetado empresarial, “y la experiencia no fue muy buena, en particular el servicio al cliente”, procedió con cautela y pasó siete meses evaluando en detalle a los integradores de sistemas y el software de etiquetado disponible.

“Se eligió a ADI porque pudimos presentar una solución integral que aprovecha los datos que ya tenían”, afirmó Barker. “Gracias a BarTender, pudimos crear una solución fácil de usar conforme al GHS que facilitó a la empresa un acceso sencillo a sus datos de productos existentes. El sistema reduce el desperdicio de los materiales y la empresa está logrando ahorros adicionales mediante la eliminación de los cargos por clic de impresión”.

Debido a la necesidad de asimilar de inmediato los datos de los tantos y diversos sistemas de las nuevas adquisiciones de la empresa, las capacidades de integración líderes en la industria de BarTender fueron un diferenciador. ADI creó una interfaz gráfica sencilla que permite el control centralizado de los datos y el etiquetado. Una sola acción, ya sea la entrada de un número de trabajo, el escaneo de un código de barras o el ingreso de una clave alfanumérica, recopila los datos de varios lugares; rellena la etiqueta, y envía el trabajo de impresión a cualquiera de los distintos tipos, tamaños y marcas de impresoras en cualquiera de las instalaciones en línea de la empresa. La entrada de un número de trabajo por lo general producirá de dos a cuatro etiquetas diferentes, en hasta cuatro dispositivos de impresión distintos.

Intelligent Templates™

Las estimaciones iniciales mostraban que la empresa podría reducir sus 9000 archivos de etiquetas a 70 u 80. Sin embargo, después de la implementación inicial, el número final fue 24. Las plantillas Intelligent Templates™ de BarTender y las capacidades de niveles que ofrecen permitieron a la empresa tener la adaptabilidad necesaria para hacerlo.

Cada una de las nuevas plantillas de etiquetas de BarTender de la empresa incluye niveles para la información regulatoria, de producto y de marca, así como las imágenes que se necesitan para la certificación de la industria.

Cuando el operador escanea o ingresa un número de trabajo o SKU, BarTender activa los niveles adecuados y recupera toda la información para cumplir con los requisitos del cliente, del GHS y el DOT, así como los nombres y las ubicaciones de las carpetas de todos los elementos gráficos variables.

El proceso es simple y seguro debido a que solo se necesita una pequeña cantidad de plantillas para imprimir miles de etiquetas diferentes y dado que el operador crea la etiqueta a partir de información existente del producto mediante una interfaz de apuntar y hacer clic basada en formularios.

Beneficios

El nuevo sistema de etiquetado de cumplimiento químico de ADI/BarTender procesa un volumen de etiquetas mucho mayor de lo previsto. La empresa ha logrado una mayor precisión en los procesos de etiquetado, ha reducido el desperdicio y ha ganado eficiencia en los procesos; todo esto se traduce en ahorros de costos. El sistema de etiquetado es expansible y se puede adaptar al rápido crecimiento de la empresa: los datos de las empresas y los productos recientemente adquiridos se incorporan con rapidez a la base de datos de etiquetas, lo que hace que las nuevas etiquetas de productos sean accesibles para la línea de producción de inmediato. “Es infinitamente más fácil organizar las empresas recién adquiridas”, afirmó el Especialista Regulatorio Sénior, “y el servicio al cliente que hemos recibido ha sido excelente”.

Debido a que la empresa incorpora de forma constante líneas de productos nuevas, el hecho de que la administración de formatos y la creación de nuevas etiquetas de productos implique menos esfuerzo ahorra tiempo y dinero. La empresa ha reducido el número de formatos de etiquetas que necesita desde más de 9000 (ese número se empleaba antes de integrar las empresas recién adquiridas en su sistema) a 24 en todas sus instalaciones actuales.

“Ahora estamos produciendo muchas más etiquetas y de formas diferentes que hace un año, lo que hace difícil calcular el beneficio neto”, dijo el Especialista Regulatorio Sénior, “pero el proceso de hacer nuevas etiquetas es mucho más rápido. Por ejemplo, si un producto estaba envasado y se vendía por tambor, pero queríamos agregar una nueva SKU y venderlo por balde, el proceso de etiquetado tenía que comenzar desde cero: el sector de marketing ingresaba la información del producto en una base de datos y el grupo regulador agregaba la información a la etiqueta. Una persona diferente creaba la etiqueta y luego la enviaba por la cadena de aprobación. Ahora, solo ingresamos datos clave, como la nueva SKU y el contenido neto, en la base de datos (un trabajo de cinco minutos) y la etiqueta está lista”.