Las plantillas Intelligent Templates de BarTender otorgan al sistema de etiquetado totalmente integrado de Polysciences un cumplimiento GHS coherente y preciso, al tiempo que reducen de forma drástica el volumen de plantillas en su biblioteca.

Cuando Polysciences, Inc., un fabricante de productos químicos especializados y por contrato, puso en producción un nuevo sistema empresarial SAP, su configuración de etiquetado manual existente quedó obsoleta.

El socio de BarTender, Integrated Productivity Systems (IPSi), revisó los procesos de etiquetado de la empresa y creó integraciones de sistemas de primer nivel. Polysciences cuenta hoy con un sistema de etiquetado digitalizado, automatizado y de impresión a demanda que se ampliará a medida que la empresa crezca, con códigos de barras en tickets de lote, números de lote completados de forma automática, fechas de vencimiento, cantidades requeridas y cumplimiento del GHS.

Desafío

Polysciences administra más de 4000 SKU e imprime entre 1000 y 3000 etiquetas al día. El cumplimiento del GHS, incluida la impresión de pictogramas e indicadores rojos, es una cuestión fundamental.

La empresa antes guardaba la información en bases de datos de Microsoft Access, que no estaban conectadas, no eran fáciles de usar ni estaban integradas con el sistema de etiquetado de la empresa. El etiquetado exigía mucho trabajo y requería la entrada manual (e incluso escrita a mano) de datos, como números de piezas, descripciones de productos, números de lote, fechas de vencimiento y cantidades. Las etiquetas se imprimían en una impresora de transferencia térmica de dos colores; esto era costoso y generaba desperdicios. El cumplimiento, la precisión y la eficiencia estaban en riesgo. Se almacenaban más de 4000 formatos de etiquetas en toda la empresa.

La reputación de 60 años de la empresa se basa en su atención a la calidad. Buscaba una mejor manera de etiquetar.

“Nos dimos cuenta de que nuestro sistema no iba a ser sostenible. Debido a que nuestro back-end contaba con soluciones que no podían integrarse por completo, se requería intervención manual y el sistema era difícil de mantener”, dijo LeeAnn Everitt, Directora de Tecnología Empresarial de Polyscience. “Dimos un paso atrás para evaluar el estado de nuestras operaciones de etiquetado”.

“Dimos un paso atrás para evaluar el estado de nuestras operaciones de etiquetado y de inmediato nos atrajo la idea de crear una visión de cómo necesitábamos que se viera”.

Kim Doherty, Gerente de Producción de Etiquetas en Polysciences, y su equipo buscaron ayuda después de reconocer que estaban dedicando demasiado tiempo a compensar las ineficiencias de su sistema de administración e impresión de datos de etiquetas.

La empresa se comunicó con BarTender solo para buscar una cotización de licencia. Los pusimos en contacto con nuestro socio de integración Integrated Productivity Systems (IPSi).

Solución

IPSi se especializa en solucionar los procesos comerciales ineficientes de los clientes y simplificar sistemas complejos y dispares al aprovechar la mejor tecnología disponible. Rick Schilling, presidente de IPSi, dijo: “Es realmente simple: la gente disfruta de no tener que lidiar con problemas relacionados con el flujo de trabajo y la tecnología”.

“Aprovechamos nuestro conocimiento sobre los requisitos de cumplimiento del GHS y diseñamos una forma en que SAP/BatchMaster (un sistema de producción de fabricación por lotes), Lisam ExESS y BarTender pudieran trabajar juntos para automatizar el etiquetado de producción de Polysciences”, dijo Rick.

Con un cambio de imagen del back-end diseñado para eliminar las bases de datos de Microsoft Access desconectadas y las soluciones alternativas asociadas, Polysciences renovó su sistema de administración de etiquetas. El nuevo sistema completamente integrado se diseñó para reunir todos los componentes cruciales con el fin de optimizar y simplificar las operaciones de etiquetado mediante la automatización de procesos. Además, incluye impresoras Epson de etiquetas a color para que se impriman con eficiencia dichas etiquetas a demanda.

El sistema aprovecha las plantillas Intelligent Templates™ de BarTender para administrar datos variables y flujos de trabajo complejos, lo que reduce bastante la cantidad de archivos de etiquetas que la empresa almacena y administra. Al implementar BarTender, Polysciences pudo reducir la cantidad de plantillas en su sistema de 4000 a solo siete.

Beneficios

El sistema de etiquetado de Polysciences ahora está completamente integrado: bases de datos, sistemas de producción, etiquetado e impresoras.

Debido a que cada componente obtiene datos de la misma fuente, el ERP y el etiquetado (incluido para GHS y la documentación asociada, como las hojas de datos de seguridad [SDS]) son coherentes y precisos. Asimismo, la administración de cambios se produce en un instante: con una modificación de los datos maestros del sistema, las actualizaciones se transmiten a todo el sistema de etiquetado y se implementan de inmediato en producción.

Al automatizar y vincular todos los sistemas, la información de las etiquetas se completa de forma dinámica, lo que deja de lado la entrada manual de lotes y, a su vez, reduce significativamente el potencial de error humano.

Al aprovechar la tecnología de datos dinámicos en BarTender, la empresa ha reducido la cantidad de plantillas de etiquetas que administra de 4000 a solo 7. Esto otorga nuevas eficiencias organizacionales; una reducción exponencial de los recursos empleados en la administración de datos, y un control mejor y más seguro sobre el acceso a los archivos.