Un fabricante de alimentos español estandariza y automatiza su proceso de etiquetado con BarTender, lo que reduce costos y riesgos de cumplimiento, al tiempo que aumenta la capacidad y las posibilidades de personalización.

“Integrar BarTender fue extremadamente fácil. Realizamos el 90 % de la integración nosotros mismos y confiamos en el eficiente y experto equipo de atención al cliente de BarTender para el 10 % restante”.

- gerente de Vetter responsable de la producción de usuarios clave de SAP®

Líder en su mercado, una de las principales empresas españolas del sector de la alimentación, especializada en la fabricación de bolsas para café y leche en polvo para máquinas expendedoras, se enfrentaba a la necesidad de estandarizar, agilizar y automatizar sus procesos de diseño, administración e impresión de las etiquetas de sus productos. Su objetivo era dar respuesta a la creciente demanda derivada del aumento del número de países (en Europa, Oriente Medio, Asia y América) a los que exportaba sus productos.

La implementación de un nuevo sistema ERP local, Microsoft Dynamics Business Central, y la integración de la edición Automation de BarTender han permitido a la empresa responder a las nuevas demandas del mercado extranjero. La empresa también logró reducir el tiempo y los recursos necesarios para desarrollar procesos de etiquetado y, al mismo tiempo, garantizar el cumplimiento de diversas leyes de etiquetado de alimentos.

El desafío

El principal desafío de la empresa fue cumplir con las diferentes normativas de etiquetado de cada país al que exportaba sus productos. Su proceso de etiquetado, donde las máquinas envasadoras imprimen en serigrafía las etiquetas directamente en el envase, supuso un desafío añadido.

Las etiquetas se diseñaban a mano y, después de varios procesos intermedios, un trabajador proporcionaba la información de la etiqueta a la máquina envasadora vía USB. Luego, una vez que se etiquetaban los envases, estos se almacenaban en cajas, y estas se almacenaban en palés; todo ello con sus respectivas etiquetas. La flota de impresoras de la empresa estaba compuesta por diferentes tipos de equipos, que incluían impresoras directas (Markem-Imaje) e impresoras de etiquetas (Zebra y Toshiba).

A medida que aumentaba el número de países a los que la empresa exportaba sus productos, el proceso de diseño, administración e impresión de etiquetas se hacía más complicado y también aumentaba la probabilidad de errores. Además de los logotipos pertinentes (marcas propias y privadas) y la información sobre los ingredientes de cada producto, la etiqueta debía incluir otra información, como los alérgenos. Esta información adicional varía según la normativa del país de destino, así como el idioma de la etiqueta.

En cinco años, la empresa pasó de gestionar menos de una docena de etiquetas a varios cientos, de modo que cuando se necesitaba cualquier actualización o cambio, el procedimiento de etiquetado interrumpía toda la producción. La empresa intentó enfrentar el desafío al aumentar el número de empleados encargados de estas tareas, lo que, además de incrementar los costos y, por tanto, el precio de venta del producto, también elevaba el riesgo de errores. Como resultado, aumentó la probabilidad de que la aduana retuviera los productos por incumplimiento de la legislación y las regulaciones de inocuidad alimentaria del país importador.

La solución

El aumento de la complejidad y los recursos involucrados en el proceso de etiquetado, y por lo tanto, el riesgo de errores, se había vuelto tan sustancial que era necesaria una transformación completa de las operaciones. Para ello, y dado que el sistema de administración que utilizaba la empresa también había quedado obsoleto, la empresa encargó al integrador de sistemas PKTech que tomara las riendas y abordara la implementación de un nuevo sistema ERP en el lugar: Microsoft Dynamics NAV.

En paralelo, y con una integración total al nuevo sistema ERP, la empresa instaló el software de la edición Automation de BarTender de Seagull Scientific, que permitió producir las etiquetas de forma 100 % dinámica y dentro del entorno de Navision. Integration Builder de BarTender simplifica la integración del software con cualquier sistema ERP. “Integrar BarTender”, enfatizó Antonio Checa, Responsable de Práctica de PKTech para Dynamics NAV/Business Central, “fue extremadamente fácil. Realizamos el 90 % de la integración nosotros mismos y confiamos en el eficiente y experto equipo de atención al cliente de BarTender para el 10 % restante”.

Con la nueva solución, la empresa pasó de administrar a mano entre 300 y 400 etiquetas a solo cinco plantillas, lo que le permite imprimir entre 5000 y 6000 etiquetas diferentes, que gracias a BarTender, son fáciles de personalizar de forma dinámica según los requisitos de cada pedido en función del cliente y el tipo de envío y destino, entre otras variables. Las plantillas Intelligent Templates™ de BarTender permiten establecer condiciones o patrones fijos para el etiquetado de cada cliente y definir de forma dinámica los campos y datos que deben aparecer en la etiqueta, así como su disposición.

El proyecto se llevó a cabo en dos fases, la de implementación y la de adaptación, en un tiempo récord de dos meses y con un ROI de menos de un año, lo que contribuyó a asegurar el éxito de la estrategia de expansión internacional de la empresa. Además, la empresa tiene la ventaja añadida de que BarTender está probado frente a las plataformas Microsoft Dynamics NAV.

Los beneficios

La estandarización y la centralización del etiquetado han otorgado a la empresa una mayor garantía de calidad en cuanto a las regulaciones de etiquetado en todos los países a los que exporta sus productos y han contribuido a la eficacia de su sistema de trazabilidad. La implementación de este nuevo sistema ha cambiado el proceso de manera radical. Ahora una sola persona, el gerente de calidad, puede manejar el etiquetado, con plena confianza de que cumplirá con los requisitos regulatorios de inocuidad alimentaria e idioma de cada país.

El proyecto representa un claro ejemplo del poder y la facilidad de la integración de BarTender, según los profesionales de PKTech, una empresa que cuenta con 20 años de experiencia coordinando y ejecutando proyectos de implementación de soluciones empresariales de Microsoft (ERP y CRM).

De hecho, con el nuevo sistema, la empresa pasó de trabajar a mano con 300 o 400 etiquetas a gestionar de forma automática entre 5000 y 6000 etiquetas. Además de aumentar su capacidad, ha disminuido costos y reducido la posibilidad de error prácticamente a cero. Es importante destacar que, en caso de incidencias o la simple necesidad de soporte al cliente, tanto la empresa como su proveedor de servicios cuentan con el soporte multiidioma de BarTender las 24 horas, los 7 días de la semana.