BarTender und Adaptive Data Inc. arbeiten zusammen, um die GHS-Standards zu erfüllen und das Etikettierungssystem eines Herstellers von Spezialchemikalien zu aktualisieren – damit es skalierbar, anpassungsfähig und kosteneffizient bleibt.

Die Einführung des Global Harmonisierten Systems zur Gefahrenkommunikation (GHS) hat die chemische Industrie dazu veranlasst, ihre Etikettierungs- und Datenmanagementpraktiken zu überdenken. Durch die Neustrukturierung der Etikettierungsprozesse und die Beseitigung von Redundanzen in den Datenquellen erhoffen sich die Chemieunternehmen Zeit- und Kosteneinsparungen bei gleichzeitiger Einhaltung der gesetzlichen Etikettierungsvorschriften.

Ein Hersteller von Spezialchemikalien arbeitete mit Adaptive Data Inc (ADI), einem Partner von Seagull Scientific aus Ohio, zusammen, um sein Etikettierungssystem komplett zu überarbeiten. Durch den Einsatz von BarTender® war das Unternehmen in der Lage, eine skalierbare, anpassungsfähige Etikettierungslösung zu entwickeln, die ihm dabei hilft, GHS und andere Branchenvorschriften einzuhalten und gleichzeitig kostensparende Effizienzgewinne zu erzielen, während das Unternehmen durch die Übernahme neuer Unternehmen, Marken und Produktportfolios wächst.

Herausforderung

Regulierung und Wachstum

Das Management variabler Daten war ebenfalls eine große Herausforderung. Das Unternehmen konzentriert sich auf eine Vielzahl spezialisierter Produktlinien für verschiedene Branchen sowie auf die Herstellung von Industrieschmierstoffen, Reinigungs- und Desinfektionsmitteln für die Lebensmittelindustrie. In vielen Fällen benötigen die hergestellten Produkte unterschiedliche Markennamen für ein und dasselbe Produkt, obwohl die Inhaltsstoffe identisch sind. Darüber hinaus sind auf den Etiketten einiger Produkte Zertifizierungsinformationen erforderlich, z. B. Spezifikationsnummern für die Toxizität von Chemikalien, Koscher- oder Halal-Verfahren für Lebensmittel oder das DfE-Siegel der EPA für industrielle Reinigungsprodukte.

Erschwerend kam hinzu, dass das Unternehmen kürzlich neun verschiedene Chemieunternehmen mit jeweils eigenen Anforderungen an Etikettierung, Drucker und Prozesse übernommen hatte.

Ein altes, aufwendiges und teures Etikettierungssystem

Der erste Schritt bestand darin, die Schwachstellen des bestehenden Etikettiersystems zu beseitigen.

„Das Unternehmen verwendete die falschen Geräte“, sagt Mike Barker, Client Solutions Manager bei ADI. „Sie waren nicht für den Druck auf großen druckempfindlichen Bögen geeignet. Es kam häufig zu Medienstaus, die die Etikettenproduktion unterbrachen und teure Etikettenmedien verschwendeten.“

Das Druckverfahren des Unternehmens war komplex. Es gab eine Datei für jedes Produkt und jede Artikelnummer. Das System enthielt über 9000 Etikettendateien. Aufgrund der Art und Weise, wie die Etikettenformate und Produktdaten gespeichert waren, musste der Drucker auf vier verschiedene Softwaresysteme zugreifen, nur um eine Reihe von Etiketten für ein Produkt zu drucken. Die Verwendung von Etikettenmaterial, das sowohl mit statischen als auch mit variablen Informationen vorgedruckt war, wie beispielsweise DOT-Gefahrenhinweise, führte häufig zu Benutzerfehlern.

„Wir produzierten die Etiketten vier oder fünf Tage vor einem Produktionslauf“, sagt der Senior Regulatory Specialist des Unternehmens. „Wenn eine Schicht die benötigten Etiketten zur Produktionszeit nicht finden konnte, wurden einfach neue Etiketten gedruckt. Außerdem ist das Mischen von Chemikalien kein endlicher Prozess – manchmal hatten wir zu viele Etiketten, was Materialverschwendung bedeutete, und ein anderes Mal mussten wir anhalten und ein paar mehr drucken, was Zeit und Arbeit kostete. Das vorgedruckte Material, das wir verwendeten, war teuer, und die Menge an Material, die wir wegwarfen, war inakzeptabel.“

Infolgedessen überschritt das Unternehmen häufig das Volumen, für das es mit seinem Druckerlieferanten einen Vertrag abgeschlossen hatte, und musste daher beträchtliche Gebühren pro Klick zahlen.

„Wir fragten uns: ‚Wie können wir das besser machen?‘“, so der Regulatory Specialist.

Lösung

Die Anforderung, die neuen GHS-Standards zu erfüllen, war schließlich die Motivation, die das Unternehmen brauchte, um sein ineffizientes System zur Etikettierung zu verbessern. Da das Unternehmen bereits über eine Lösung für die Etikettierung von Unternehmen verfügte, „und die Erfahrungen damit nicht besonders gut waren, insbesondere was den Kundendienst betraf“, ging das Unternehmen vorsichtig vor und verbrachte sieben Monate damit, Systemintegratoren und die verfügbare Etikettierungssoftware sorgfältig zu evaluieren.

„ADI wurde ausgewählt, weil wir eine umfassende Lösung anbieten konnten, die bereits vorhandene Daten nutzte“, so Barker. „Mit BarTender waren wir in der Lage, eine benutzerfreundliche GHS-Lösung zu entwickeln, die dem Unternehmen einen einfachen Zugriff auf seine bestehenden Produktdaten ermöglicht. Das System reduziert den Medienabfall, und das Unternehmen erzielt zusätzliche Einsparungen durch den Wegfall der Klickgebühren pro Druck.“

Angesichts der Notwendigkeit, Daten aus den zahlreichen und unterschiedlichen Systemen der neuen Akquisitionen des Unternehmens schnell zu übernehmen, waren die branchenführenden Integrationsfunktionen von BarTender ein Unterscheidungsmerkmal. ADI hat eine einfache grafische Benutzeroberfläche entwickelt, die eine zentrale Steuerung von Daten und Etikettierung ermöglicht. Ein einziger Vorgang, sei es die Eingabe einer Auftragsnummer, das Scannen eines Barcodes oder die Eingabe alphanumerischer Daten über die Tastatur, sammelt die Daten aus verschiedenen Quellen, füllt das Etikett aus und sendet den Druckauftrag an einen der verschiedenen Druckertypen, -größen und -marken in einer der Online-Einrichtungen des Unternehmens. Die Eingabe einer Auftragsnummer führt in der Regel zu zwei bis vier verschiedenen Etiketten für bis zu vier verschiedene Drucker.

Intelligent Templates™

Anfängliche Schätzungen gingen davon aus, dass das Unternehmen seine 9000 Etikettendateien auf 70 bis 80 reduzieren könnte. Nach der ersten Implementierung waren es schließlich nur noch 24. Die Intelligent Templates™ von BarTender und die von ihnen bereitgestellten Schicht-Fähigkeiten ermöglichten dem Unternehmen die entsprechende Anpassungsfähigkeit.

Jede der neuen Etikettenvorlagen von BarTender enthält Schichten für regulatorische Informationen, Produkt- und Markeninformationen sowie Bilder, die für die Branchenzertifizierung erforderlich sind.

Wenn der Bediener eine Auftragsnummer oder SKU einscannt oder eingibt, schaltet BarTender die entsprechenden Schichten ein und ruft alle Informationen ab, die den Kunden-, GHS- und DOT-Anforderungen entsprechen, sowie die Namen und Ordnerpositionen aller variablen Grafikelemente.

Da nur wenige Vorlagen für den Druck tausender verschiedener Etiketten benötigt werden und der Bediener das Etikett aus vorhandenen Produktinformationen über eine formularbasierte Point-and-Click-Oberfläche erstellt, ist der Prozess einfach und sicher.

Vorteile

Das neue ADI/BarTender System für die Etikettierung von Chemikalien hat ein viel höheres Volumen an Etiketten als erwartet. Das Unternehmen hat eine höhere Genauigkeit bei der Etikettierung erreicht, den Abfall reduziert und die Prozesseffizienz gesteigert, was sich in Kosteneinsparungen niederschlägt. Das Etikettierungssystem ist skalierbar und anpassungsfähig, um dem schnellen Wachstum des Unternehmens gerecht zu werden. Die Daten neu akquirierter Unternehmen und Produkte werden schnell in die Etikettendatenbank eingepflegt, sodass neue Produktetiketten sofort für die Produktionslinie zur Verfügung stehen. „Es ist viel einfacher, neu erworbene Unternehmen zum Laufen zu bringen“, erklärt der Senior Regulatory Specialist, „und der Kundenservice, den wir erhalten haben, war hervorragend.“

Da das Unternehmen ständig neue Produktlinien einführt, spart der geringere Aufwand für die Formatverwaltung und die Erstellung neuer Produktetiketten Zeit und Geld. Das Unternehmen hat die Anzahl der benötigten Etikettenformate von über 9000 – vor der Integration der neu erworbenen Unternehmen in das System – auf 24 für alle derzeitigen Standorte reduziert.

„Wir produzieren jetzt viel mehr und andere Etiketten als noch vor einem Jahr, sodass es schwierig ist, den Nettonutzen zu berechnen“, erklärt der Senior Regulatory Specialist, „aber der Prozess der Erstellung neuer Etiketten ist viel schneller geworden. Wenn ein Produkt beispielsweise in Fässern verpackt und verkauft wurde, wir aber eine neue Artikelnummer (SKU) hinzufügen und es in Eimern verkaufen wollten, musste der Etikettierungsprozess von vorn beginnen. Die Produktinformationen wurden vom Marketing in eine Datenbank eingegeben, und die Informationen wurden von der Regulierungsgruppe auf dem Etikett hinzugefügt. Eine andere Person erstellte das Etikett und schickte es durch die Genehmigungskette. Jetzt müssen wir nur noch die wichtigsten Daten wie neue Artikelnummern und Nettoinhalte in die Datenbank eingeben. Das dauert gerade mal fünf Minuten und das Etikett ist fertig.“