Ein spanischer Lebensmittelhersteller standardisiert und automatisiert seinen Etikettierungsprozess mit BarTender und reduziert so Kosten und Compliance-Risiken bei gleichzeitiger Steigerung der Kapazität und Anpassungsfähigkeit.

„Die Integration von BarTender war extrem einfach. Wir haben 90 % der Integration selbst durchgeführt und uns bei den restlichen 10 % auf den effizienten und fachkundigen Kundensupport von BarTender verlassen“

– Leiter der SAP®-Key-User-Produktion bei Vetter

Ein führendes spanisches Unternehmen der Lebensmittelbranche, das auf die Herstellung von Kaffeepads und Milchpulver für Verkaufsautomaten spezialisiert ist, sah sich mit der Notwendigkeit konfrontiert, seine Prozesse für das Design, die Verwaltung und den Druck von Produktetiketten zu standardisieren, zu rationalisieren und zu automatisieren. Ziel war es, der steigenden Nachfrage gerecht zu werden, die sich aus der wachsenden Zahl von Ländern (in Europa, im Nahen Osten, in Asien und auf dem amerikanischen Kontinent) ergab, in die das Unternehmen seine Produkte exportierte.

Durch die Einführung eines neuen ERP-Systems vor Ort, Microsoft Dynamics Business Central, und die Integration der BarTender Automation Edition konnte das Unternehmen auf die neuen Anforderungen des Auslandsmarktes reagieren. Darüber hinaus gelang es dem Unternehmen, den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Entwicklung von Etikettierungsprozessen zu reduzieren und gleichzeitig die Einhaltung der verschiedenen Lebensmittelkennzeichnungsgesetze zu gewährleisten.

Die Herausforderung

Die größte Herausforderung für das Unternehmen war die Einhaltung der unterschiedlichen Kennzeichnungsvorschriften in den verschiedenen Ländern, in die es seine Produkte exportiert. Eine zusätzliche Herausforderung stellte der Etikettierungsprozess dar, bei dem die Verpackungsmaschinen die Etiketten im Siebdruckverfahren direkt auf die Verpackungen drucken.

Die Etiketten wurden manuell erstellt, und nach mehreren Zwischenschritten übermittelte ein Mitarbeiter die Etiketteninformationen per USB an die Verpackungsmaschine. Später wurden die etikettierten Packungen in Kartons und die Kartons auf Paletten mit den entsprechenden Etiketten gelagert. Die Druckerflotte des Unternehmens bestand aus verschiedenen Gerätetypen, darunter Direktdrucker (Markem-Imaje) und Etikettendrucker (Zebra und Toshiba).

Mit der steigenden Anzahl der Länder, in die das Unternehmen seine Produkte exportierte, wurde der Prozess der Etikettengestaltung, des Etikettenmanagements und -drucks immer komplexer und die Fehlerwahrscheinlichkeit stieg. Zusätzlich zu den entsprechenden Logos (Eigenmarken und Handelsmarken) und den Angaben zu den Inhaltsstoffen auf jedem Produkt musste das Etikett weitere Informationen wie beispielsweise Allergene enthalten. Diese zusätzlichen Informationen variieren je nach den Vorschriften des Bestimmungslandes, ebenso wie die Sprache des Etiketts.

Innerhalb von fünf Jahren musste das Unternehmen statt weniger als einem Dutzend Etiketten mehrere hundert Etiketten verwalten, sodass die Etikettierung, wenn eine Aktualisierung oder Änderung erforderlich war, den gesamten Produktionsprozess zum Stillstand brachte. Das Unternehmen versuchte, dieser Herausforderung zu begegnen, indem es die Zahl der für diese Aufgaben zuständigen Mitarbeiter erhöhte, was nicht nur die Kosten und damit den Verkaufspreis des Produkts in die Höhe trieb, sondern auch das Fehlerrisiko erhöhte. Als Folge davon stieg die Wahrscheinlichkeit, dass Waren am Zoll zurückgehalten wurden, weil sie nicht den Gesetzen und Lebensmittelsicherheitsvorschriften des Einfuhrlandes entsprachen.

Die Lösung

Die zunehmende Komplexität und der steigende Ressourceneinsatz bei der Etikettierung und damit das Fehlerrisiko waren so groß geworden, dass eine vollständige Umstellung der Abläufe erforderlich war. Zu diesem Zweck und angesichts der Tatsache, dass das vom Unternehmen verwendete Verwaltungssystem ebenfalls veraltet war, beauftragte das Unternehmen den Systemintegrator PKTech damit, das Ruder in die Hand zu nehmen und die Einführung eines neuen ERP-Systems vor Ort in die Wege zu leiten: Microsoft Dynamics NAV.

Parallel dazu und vollständig in das neue ERP-System integriert, installierte das Unternehmen die Software BarTender Automation Edition von Seagull Scientific, mit der die Etiketten zu 100 % dynamisch innerhalb der Navision-Umgebung erstellt werden konnten. Mit dem Integration Builder von BarTender lässt sich die Software ganz einfach in jedes ERP-System integrieren. „Die Integration von BarTender“, betont Antonio Checa, PKTech's Practice Lead für Dynamics NAV/Business Central, „war extrem einfach. Wir haben 90 % der Integration selbst durchgeführt und uns bei den restlichen 10 % auf den effizienten und fachkundigen Kundensupport von BarTender verlassen.“

Mit der neuen Lösung konnte das Unternehmen von der manuellen Verwaltung von 300 bis 400 Etiketten auf die Verwaltung von nur fünf Vorlagen umsteigen, mit denen zwischen 5000 und 6000 verschiedene Etiketten gedruckt werden können, die dank BarTender problemlos dynamisch an die Anforderungen jedes Auftrags angepasst werden können, je nach Kunde, Art der Sendung, Bestimmungsort und anderen Variablen. Die Intelligent Templates™ von BarTender ermöglichen es, feste Bedingungen oder Muster für die Etikettierung jedes Kunden festzulegen und die Felder und Daten, die auf dem Etikett erscheinen sollen, sowie deren Layout auf dem Etikett dynamisch zu definieren.

Das Projekt wurde in zwei Phasen, Einführung und Anpassung, in einer Rekordzeit von zwei Monaten mit einem ROI von weniger als einem Jahr durchgeführt und trug zum Erfolg der internationalen Expansionsstrategie des Unternehmens bei. Darüber hinaus hat das Unternehmen den zusätzlichen Vorteil, dass BarTender mit Microsoft Dynamics NAV-Plattformen getestet wurde.

Die Vorteile

Die Standardisierung und Zentralisierung der Etikettierung hat es dem Unternehmen ermöglicht, die Qualität der Etikettierung in allen Ländern, in die es seine Produkte exportiert, zu verbessern und die Effizienz seines Rückverfolgbarkeitssystems zu steigern. Die Einführung des neuen Systems hat den Prozess grundlegend verändert. Jetzt kann eine einzige Person, der Qualitätsmanager, die Etikettierung verwalten und dabei sicher sein, dass die Etikettierung den Anforderungen der Lebensmittelsicherheit und den Sprachvorschriften des jeweiligen Landes entspricht.

Das Projekt ist ein klares Beispiel für die Leistungsfähigkeit und einfache Integration von BarTender, so die Fachleute von PKTech, einem Unternehmen mit 20 Jahren Erfahrung in der Koordinierung und Durchführung von Projekten zur Implementierung von Microsoft-Unternehmenslösungen (ERP und CRM).

Mit dem neuen System konnte das Unternehmen von der manuellen Bearbeitung von 300 bis 400 Etiketten auf die automatische Bearbeitung von 5000 bis 6000 Etiketten umstellen. Das System hat nicht nur die Kapazität erhöht, sondern auch die Kosten gesenkt und die Möglichkeit von Fehlern praktisch auf null reduziert. Es ist anzumerken, dass sowohl das Unternehmen als auch sein Dienstleister von BarTender rund um die Uhr und in mehreren Sprachen unterstützt werden, falls es zu Zwischenfällen kommt oder der Kunde einfach Kundensupport benötigt.